Bientôt, l'assemblée générale de l'OVB devra se prononcer sur l'examen d'une modification des règles relatives à la correspondance confidentielle entre avocats. L'intention est de confier à l'expéditeur le choix et la responsabilité de rendre officielle ou non une lettre entre avocats.  

C'est un sujet qui est évidemment très important pour la pratique quotidienne des avocats. Henri a donc été heureux d'écouter les trois auteurs du nouveau texte proposé.

Les discussions entre avocats ont souvent pour objet la confidentialité ou la non-confidentialité de la correspondance entre eux. Cette affaire appartient également à la catégorie des conflits les plus souvent soumis aux bâtonniers.

Le Code de déontologie des avocats (CDA) règle cette question aux articles 6.1 à 6.5, qui sont tirés du seul règlement de l'Ordre national des avocats de Belgique encore en vigueur, notamment parce qu'à l'époque, il avait été convenu entre l'OVB et l'OBFG de ne pas modifier unilatéralement ce règlement. Ces règlements, même après 50 ans, continuent de provoquer de nombreux conflits entre avocats. Le texte est également controversé : pas toujours clair, donc trop compliqué, mais aussi de moins en moins soutenu par les juristes qui doivent appliquer la réglementation.

Plusieurs tentatives visant à adapter les règles et à obtenir une plus grande clarté, et donc moins de conflits, ont échoué jusqu'à présent.

Les soussignés ont fait une nouvelle tentative il y a un an et ont proposé un nouveau texte. Vous pouvez trouver le texte proposé pour les nouveaux articles ici.

• Le point de départ de la proposition reste la préservation du principe de l'article 6.1 CDA : la confidentialité de la correspondance entre avocats. C'est un atout pour les avocats, non seulement de pouvoir négocier de manière confidentielle, y compris par correspondance, mais aussi parce que la correspondance confidentielle bénéficie de la protection du secret professionnel et permet ainsi le partage du secret professionnel. Le caractère juridiquement contraignant de la confidentialité de la correspondance entre avocats est un atout important que les autres professions nous envient.

• En outre, il existe trois exceptions au principe de confidentialité :
  • 1. une communication qui constitue un acte de procédure
  • 2. une communication qui remplace une communication de partie à partie, à condition que l'expéditeur la marque expressément comme non confidentielle et qu'elle ne fasse pas référence à un écrit, une conversation ou un document confidentiel
  • 3. toute communication, même confidentielle, contenant une ou plusieurs propositions de partie à partie et la réponse à celles-ci, lorsque les deux lettres montrent l'acceptation inconditionnelle et complète par les parties de toutes les propositions.

La deuxième exception représente un renversement du système en vigueur. Désormais, l'expéditeur d'une lettre étiquetée comme non confidentielle est soumis à l'acceptation expresse de son caractère non confidentiel pour que la lettre devienne effectivement officielle. C'est la règle générale, à laquelle il n'y a que quelques exceptions mineures et interprétées de manière restrictive, qui donnent souvent lieu à des controverses. Le fait qu'il n'y ait pas de délai pour l'acceptation de la non-confidentialité et que le destinataire puisse refuser la non-confidentialité sans aucune raison est également source de frustrations et de malentendus.

Le nouveau système est clair et plus adapté aux besoins d'une profession juridique contemporaine. Elle fait reposer sur l'expéditeur le choix et donc la responsabilité de rendre officielle ou non une lettre entre avocats. Principalement dans les affaires extrajudiciaires, dont le pourcentage augmente, les clients ne comprennent pas que leur avocat ne peut pas correspondre avec l'avocat d'une autre partie de manière officielle. C'est dépassé.

Le choix de laisser à l'expéditeur de la lettre le soin de rendre la lettre officielle ou non implique également une responsabilité. Les avocats doivent être conscients que leurs lettres officielles prennent une vie propre, avec tous les risques que cela comporte, mais ce n'est pas une raison pour interdire à un avocat de correspondre officiellement.

Les avocats doivent également veiller à ne pas violer la confidentialité des conversations et des lettres dans les courriers officiels. S'ils le font, le bâtonnier peut encore intervenir.

Jusqu'à présent, aucun consensus n'a été atteint au sein du comité de déontologie sur cette première proposition, et le comité de déontologie de l'OBFG n'est pas chaud non plus. Il y a encore beaucoup de réticences à changer ces vieux règlements.

Certains membres de l'assemblée générale de l'OVB, à l'initiative du confrère Nicolaas Vinckier, ont demandé que la proposition soit mise à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'OVB, afin que notre parlement des avocats, qui est censé représenter la base de la profession juridique, puisse donner son avis sur la proposition.  En effet, nous sommes convaincus que la majorité des avocats flamands sont favorables à une modification de la réglementation visant à assouplir l'envoi de lettres officielles.

Cette contribution est un appel aux avocats pour qu'ils s'adressent à leurs représentants à l'assemblée générale de l'OVB sur cette question.

Ancien bâtonnier Philippe De Jaegere                                   
Ancien bâtonnier Marco Schoups          
Ancien bâtonnier Luc Vanderputte